Facturen aanleveren per e-mail

Centrop accepteert uw facturen in UBL Invoice 2.1 (Universal Business Language) formaat.

U kunt uw facturen versturen naar een speciaal Centrop mailadres. U kunt bijvoorbeeld elke factuur die u mailt naar uw klant in AAN of CC naar Centrop mailen. Als ons systeem detecteert dat er een UBL bestand in de bijlage van de mail zit dan zullen wij deze inlezen en verwerken. Zet het adres aub niet in het BCC veld.

Aan: emailadressen

Via de leveranciersportaal kunt u het e-mail adres opvragen waar u de facturen heen moet sturen. Er is een test adres en productie adres beschikbaar.

Bij eventuele fouten krijgt u van ons daar een e-mail van.

Afzendervalidatie

Via de leveranciersportaal dient u de afzender e-mailadressen op te geven. Dit kan er één zijn, maar ook meerdere. Als wij een mail ontvangen van een onbekend adres, weigeren we deze mail. In de leveranciersportaal vind u ook het e-mailadres wat u kunt gebruiken voor de mails met UBL bijlage. U kunt de e-mailadressen hier invoeren: https://test.centrop.app/account/approved_email/ om te testen.

Maximaal aantal facturen per e-mail

U kunt één factuur per e-mail aanleveren.

Bonus

Bonussen hoeven niet via de UBL te worden aangeleverd. Deze worden in het Centrop systeem uitgerekend.

TAG Codes

TAG Codes hoeven niet meegestuurd te worden met de factuur/ubl. De tagcode hoeft alleen aan de productlijst te worden toegevoegd.

Centrop Lidnummer

Om de factuur te koppelen aan het juiste lid dient u ook bij elke factuur het lidnummer mee te sturen. Hiervoor bieden wij meerdere opties. Mocht u een referentie toevoegen aan uw factuur en wij kunnen het niet uitlezen, vraag dan aub aan de helpdesk van uw administratieve pakket waar zij de informatie neerzetten in de UBL.

  1. Lidnummer In De Orderreferentie Deze orderreferentie wordt toegevoegd aan de UBL zodat wij het lidnummer kunnen uitlezen. Zie hoe u dit doet bij de verschillende uitleg hieronder.

  2. Lidnummer Toevoegen Aan De Body Van De E-Mail U zet in de body (het bericht) van de e-mail het woord Lidnummer met een dubbele punt en vervolgens het Centrop lidnummer. Voorbeeld. Als het lidnummer van uw klant 3534667 is, dan zet u in de body van de mail:

Lidnummer: 3534667

  1. Lidnummer In Een Extra Factuurregel Een derde optie is om een extra factuurregel toe te voegen en hier het lidnummer in te zetten. Het is belangrijk dat er geen andere informatie in die regel staat.

PDF versie van de factuur

Als het niet mogelijk is om de PDF te verwerken in het UBL bestand zijn er nog de volgende opties:

  1. Stuur de PDF samen met de UBL. De mail bevat dan twee bestanden, de UBL en de PDF
  2. Stuur een PDF batch achteraf. Als de UBL versies verwerkt zijn, dan is het mogelijk om de PDF's van die facturen per mail te verstruren. Er mogen meerdere PDF bestanden in een mail zitten. Wij raden aan er niet meer dan 25 per mail te verzenden. De PDF's moeten of het factuurnummer als bestandsnaam hebben of de naam van de UBL waar ze bijhoren. Dus bijvoorbeeld inv-45663.ubl ==> inv-45663.pdf

UBL Testen

U kunt de UBL zelf testen via https://test.peppolautoriteit.nl/validate

Voordat u de UBL ter controle aan ons aanbiedt dient deze door de test heen te komen van de genoemde link. Waarschuwing mogen, maar de test tool mag geen foutmeldingen geven.