Facturen aanleveren via sFTP

Indien u grote hoeveelheden facturen aanbiedt aan Centrop, kunt u gebrfuik maken van onze sFTP optie. U upload dan uw UBL bestanden naar onze beveilidge FTP server. Hier worden uw facturen dan direct na upload verwerkt.

Via het onderstaande formulier kunt u een sFTP account aanvragen. U ontvangt na goedkeuring van ons een e-mail met verdere informatie. Om gebruik te kunnen maken van sFTP dient u een Public-Private key pair aan te maken. Hieronder vindt u de instructies om dit te doen.

Nadat u een key pair heeft aangemaakt plakt u de public key in het formulier hieronder. Stuur ons nooit de private key! Op basis van uw public key maken wij een account aan. U ontvangt een e-mail als het account actief is. U kunt dan uw private key gebruiken om toegang te krijgen tot de sFTP locatie.

Key Pair Aanmaken

Key Pair Aanmaken Op Linux, Mac Of Windows (WSL)

Om een key pair aan te maken dient u gebruik te maken van OpenSSL en het volgende commando, in dit voorbeeld maken we gebruik van ed25519.

1ssh-keygen -t ed25519

Je krijgt vervolgens ongeveer het volgende te zien op je scherm:

Je kunt nu het public key bestand openen met het volgende commando (Je kunt natuurlijk ook gebruik maken van je favoriete tekstbewerker, zoals Nano). Let op dat je .pub zet achter de naam. Er bestaat ook een bestand zonder extensie. Deze bevat je private key.

1vi .ssh/id_ed25519.pub

Kopieer alles vanaf het begin van de regel (dus inclusief ssh-ed25519) tot de spatie (Je neemt de spatie dus niet mee) en plak dit in het formulier hieronder om je aanvraag compleet te maken. Om na het kopieren weer terug te komen in de command line typ je :q!

Geaccepteerde Formaten

Onze FTP server accepteert alleen *.xml en *.ubl. Als je iets anders upload naar onze server krijg je een Access denied melding.

Bonus

Bonussen hoeven niet via de UBL te worden aangeleverd. Deze worden in het Centrop systeem uitgerekend.

TAG Codes

TAG Codes hoeven niet meegestuurd te worden met de factuur/ubl. De tagcode hoeft alleen aan de productlijst te worden toegevoegd. Bij maatwerk is het wel mogelijk om de tagcodes mee te sturen. Zie UBL maatwerk.

Centrop Lidnummer

Om de factuur te koppelen aan het juiste lid dient u ook bij elke factuur het lidnummer mee te sturen. Hiervoor bieden wij meerdere opties. Mocht u een referentie toevoegen aan uw factuur en wij kunnen het niet uitlezen, vraag dan aub aan de helpdesk van uw administratieve pakket waar zij de informatie neerzetten in de UBL.

1. Lidnummer In De Orderreferentie Deze orderreferentie wordt toegevoegd aan de UBL zodat wij het lidnummer kunnen uitlezen. Zie hoe u dit doet bij de verschillende uitleg hieronder.

2. Lidnummer In Een Extra Factuurregel Een derde optie is om een extra factuurregel toe te voegen en hier het lidnummer in te zetten. Het is belangrijk dat er geen andere informatie in die regel staat.

Opbouw SFTP

De eerste keer dat u zich aanmeld is uw sFTP map leeg. U moet hier twee mappen aanmaken: prod en test. Wij maken de map response aan nadat u uw eerste bestand heeft geupload.

Binnen de mappen test en prod moet u mappen aanmaken met een batchnummer. In deze mappen plaatst u de facturen voor die batch. In de map response wordt een bestand aangemaakt met als naam uw batch nummer en extensie .res In dit bestand staan alle berichten over uw bestanden. Zie kop Response bestand. Hieronder staat een overzicht van de structuur die wij aanhouden:

Responsebestand

Voor elk batchnummer maken wij direct een apart response bestand aan. Dit bestand komt te staan in de response map.

Response bestanden en meldingen worden niet per mail verzonden als er gebruik wordt gemaakt van sFTP. Als u documenten op een verkeerde locatie plaatst, wordt er ook een bestand system-errors.res aangemaakt in de Response map. Hierin vindt u meer informatie over de fouten. Error 500 is een veelvoorkomende fout. Deze ontstaat als u een bestand op een verkeerde locatie plaatst binnen de sFTP structuur. Het kan ook zijn dat u een Access denied foutmelding ontvangt van de server.

De inhoud van het responsebestand is als volgt:

 1<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
 2<root>
 3	<centrop-ubl-response>
 4		<version>1.1</version>
 5		<username>52124569</username>
 6		<batchnumber>1201</batchnumber>
 7		<invoices>
 8			<item>
 9				<datetime>20230225T09:38:00</datetime>
10				<filename>name59.xml</filename>
11				<number>234234</number>
12				<errors>
13					<item>
14						<error>
15							<code>10</code>
16							<description>UBL Error: specification of error in ubl</description>
17						</error>
18					</item>
19					<item>
20						<error>
21							<code>20</code>
22							<description>Supplier Invoice already present</description>
23						</error>
24					</item>
25				</errors>
26				<warnings>
27					<item>
28						<warning>
29							<code>310</code>
30							<description>You cannot overwrite an existing value with a new value in a product. Invoice: 10EX Product_code: CC4080SBROR3ABCD2 InvoiceLine: 1 Property: TagCode Old_value: 1130 New_value: 9999 
31							</description>
32						</warning>
33					</item>
34					<item>
35						<warning>
36							<code>310</code>
37							<description>You cannot overwrite an existing value with a new value in a product. Invoice: 10EX Product_code: CC4080SBROR3ABCD2 InvoiceLine: 1 Property: TagCode Old_value: 1130 New_value: 9999 
38							</description>
39						</warning>
40					</item>
41				</warnings>
42				<status>NOT OK</status>
43			</item>
44			<item>
45				<datetime>20230221T09:38:10</datetime>
46				<filename>name60.xml</filename>
47				<number>234234</number>
48				<status>OK</status>
49			</item>
50			<item>
51				<datetime>20230221T13:38:00</datetime>
52				<filename>name65.ubl</filename>
53				<number>234234</number>
54				<status>OK</status>
55			</item>
56		</invoices>
57	</centrop-ubl-response>
58</root>

De XSD van het response bestand is te vinden via deze link

sFTP Servertijd

De tijd die in alle responsebestanden en op de server wordt gebruikt is UTC.

PDF versie van de factuur

Als u de PDF niet in de UBL kunt verwerken, dan is het mogelijk om achteraf de PDF te uploaden. U kunt een batch van PDF bestanden plaatsen in de upload map waar u ook de UBL bestanden neerzet. Het is van belang dat de naam van de pdf danwel het factuurnummer is, of dezelfde naam heeft als de oorspronkelijke UBL. U kunt gelijktijdig UBL en PDF bestanden in de uploadmap zetten. De UBL wordt altijd eerst verwerkt. Als deze met succes verwerkt is zal de PDF verwerkt worden.

UBL Testen

U kunt via onderstaande link controleren of uw UBL voldoet aan de specificaties.

Waarschuwingen zijn niet erg, maar ongewenst. Foutmeldingen dienen opgelost te worden.

https://test.peppolautoriteit.nl/validate

SFTP Toegang Aanvragen